临广电字[2018]15号

    关于印发《临江广播电视台会议筹备流程制度》的通知

各科室：

经班子会研究决定，现将《临江广播电视台会议筹备流程制度》的通知印发给你们，请遵照执行。

             临江广播电视台

              2018年5月18日

             临江广播电视台会议筹备流程制度

一、会前筹备

1、拟定会议方案。会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、班子组成及职责分工、召开涉及公众利益、需要社会广泛知晓会议时，应根据需要主动邀请利益相关方、公众代表、人大代表、政协委员、专家学者、媒体等列席会议，并积极采取广播电视、网络播报、报纸报刊等形式公开会议过程等相关内容。

2、起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确，条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报道时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。

3、下发会议通知。要把握两点:一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二是准确，防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时，要注意语言使用，避免出现“明天”“后天”等字眼，必要时说明“星期几”，防止产生歧义。

4、落实与会人员。按照会议通知要求时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后拉出请假人员名单，并及时向领导报告。

5、预定会议室。会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预定会议室，并安排做好先期准备工作。

6、布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位、是会议性质、规格的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。

7、检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。检查会场内是否有灯泡损坏，如有损坏，提前进行更换，有投影演示时需及时调节灯光。

8、编制座位区，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。

9、安排新闻报道。需要新闻报道的会议，要提前通知有关新闻单位，并要求其将记者名单报综合科，再按名单通知到具体人。

10安排会场疏导人员。安排具体人员进行疏导，防止会议过程中出现意外情况。

二、会中服务

1、组织会议报到。会议报到是与会人员身份再确认的过程，通过报到能及时使与会人员了解会议安排，掌握会议动态，同时也能使会议组织者及时知晓与会人员情况。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。

2、分发会议材料。会议材料可以在会前通知各单位派人领取，也可以在会场签到处一并发放，或者是提前放置到与会人员桌上。要做到“三不”：即不错一字；不漏一份；不掉一人。对摆放主席台的材料，要从头到尾检查顺序和页码，确保不出差错。

3、维护会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不温不火。会议开始后安排专人清点人数，对迟到、缺席者进行登记。

三、会后总结

会后将会以所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考。有些会议还要做好录音、录像、照片资料的收集整理。根据保密原则，对需收回的会议材料要逐份清查回收。

               临江广播电视台

                                                                                     2018年5月18日